Cómo solicitar, responder y dar seguimiento a las consultas de los bibliotecarios agrícolas

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Pensando en que el número de solicitudes de material científico ha venido en aumento, proponemos este espacio para conocer sus puntos de vista sobre como mejorar este, que le llamaremos SERVICIO DE INTERCAMBIO CIENTÍFICO AGRÍCOLA (hoy una lista de correo)

Me parece dificil conciliar todas las opiniones.
Estoy de acuerdo en que continuemos recibiendo todos los correos y documentos anexos y si no interesan, eliminarlos.
Considero que existen compañeros que se les sature la máquina, quizás con instruirles que configuren sus cuentas para que cada determinado tiempo sean eliminados automaticamente los correos que no hayan leido o alguna instrucción parecida.
Por mi parte doy gracias a esta maravillosa Red, porque con el apoyo de todos he conseguido muchos documentos y los tiempos de respuesta son casi inmediatos... Felicidades!!!
María Elena Martínez Pérez
Responsable del Sistema de Información Bibliotecario de ECOSUR
Unidad Campeche
México
 

By Maria Elena Mar...
Imagen de Paula Munoz Rosati

Casi como generadora de este debate,  esta demas decir que opino lo mismo que Maria Elena absolutamente en todo y naturalmente estoy muy muy agradecida tambien  de la Red.
Un comentario aparte del enviar o no a toda la lista los articulos: una cosa que a mi me hace mas lento el buscar es, cuando los titulos de revistas vienen abreviados, nosotos en la U de Chile tenemos un sitio en donde estan la gran mayoria de nuestras revistas electronicas (no solo las suscritas como Facultad sino todas las de las distintas Facultades de la Chile) y para revisar ahi tengo que tener el titulo completo no abreviado ¿seria factible que en lo posible pusieramos nuestras referencias con los titulos de revistas completos?

By Paula Munoz Rosati

Voy a agregar un comentario aparte del que hice en el correo, cuando recibo un correo con un envío, lo abro, luego copio el titulo del artículo, seguidamente lo cierro y reemplazo el nombre del documento y lo ubico en una caprtea especial, he creado carpetas por temas, lo cual me facilita la búsqueda posterior. Los correos son eliminados cada 15 días, dejando unicamente la última semana.
 

By Estuardo

Hagos dos aportes relacionados con hacer más eficiente este importante Servicio de Intercambio:
1. Lo que hoy nos preocupa: Volumen y saturación de correos
De acuerdo a nuestras estadísticas las solicitudes van en franco crecimiento (lo que positivo pues el SIDALC sin duda resuelve una necesidad en las bibliotecas agrícolas). En promedio entre 30 a 50 solicitudes diarias se están dando en la lista, si a eso se le suma la respuesta de procesando y luego la respuesta con el artículo, estamos hablando de entre 90 y 150 correos diarios. Cómo hacer que esto no sea molesto para alguien, creo que lo señala Maria Elena puede ser una buena idea...Lo otro es buscar un mecanismo diferente que no sea una lista de correos sino un sistema de tiquetes OTRS que ayude en ese mismo sentido. Ideas todas en este momento son más que bienvenidas.
 
2. El poner a trabajar simultaneamente a más de 170 bibliotecas agrícolas en una búsqueda: Duplicación de trabajo
Si bien hacer la solicitud en la lista resulta simple, el correo lo reciben más de 170 bibliotecas que en el interés de colaborar activan sus mecanismos para responder...Allí puede haber duplicación. Como lograr que una solicitud se atienda solo por la persona que tiene la información sería el ideal. El OTRS por ejemplo asignaría un tiquete a cada solicitud y cada biblioteca en capacidad de responder se compromete a sacar ese tiquete. Otra ventaja es que nos daría una más fina estadística sobre el uso.
Otra idea que hemos pensado es tener un banco "SIDALC" con todo ese material bajo la figura de "Solicitudes resueltas"....
Espero esto ayude al dialogo.
Federico Sancho
IICA

By FSANCHO
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Open-source Ticket Request System u OTRS (sistema de solicitud de tiquetes de código abierto) es un sistema libre que se  puede utilizar para asignar tiques a solicitudes de servicio o de información, de forma tal que permite facilitar el seguimiento y manejo de dichas solicitudes así como cualquier otra interacción con clientes o usuarios.
 
La recepción de la solicitud en un único punto permite redirigir automáticamente hacia la biblioteca dueña de la información las solicitudes que se generan mediante formulario de cada base de datos.  También permite crear un formulario, similar a lo que sucede en la lista de distribución y almacenar cada una en un banco de solicitudes donde, quien tiene la información, toma la solicitud, la cual desaparece del banco de solicitudes.  Todo este proceso genera un número de tiquete el cual es dirigido al solicitante para que pueda dar seguimiento.
 
Un sistema de tiquetes proporciona información estadística con resúmenes de desempeño actualizados, además de reportes que tienen como objetivo brindar un panorama más completo sobre el servicio brindado.

By administrador

Se tienen que usar más más los sistemas de pedidos formales, los catálogos tan eficiente hechos por nosotros mismos bibliotecarios, donde queda registrado todo el movimiento de pedidos y envíos. En el pedido a través de las bases de SIDALC apuntamos directamente a quien lo tiene,  y evitamos Duplicaciones de trabajo (varios bibliotecarios buscando lo mismo al mismo tiempo) y saturación de mails con pedidos.
Creo en el bibliotecario especializado que usa los recursos documentales por nosotros implementados; y que además conoce a qué bibliotecas y bibliotecarios pedir los trabajos. 
Sí se hacen pedidos de artículos a través de las Listas pero sólo cuando justifico que No lo encontré en la Megabase o se demoraron en contestarme. Nosotros Sólo contestamos a los pedidos a través del Formulario SIDALC. En IAMSLIC (Asoc. Bcarios Cs Marinas) funciona así muy bién, y la Lista es sólo para novedades y temas de interés para compartir.
Cordiales saludos a todos
 
 
 

By Guillermina
Imagen de Emilia

No quería pasar por alto la oportunidad de opinar a este respecto. Cualquier buena idea que pueda fructificar en beneficio de nuestra comunidad científica la aplaudo, pero de cualquier manera aplaudo también como ha funcionado hasta ahora, aún cuando se me abarrote el buzón, pues hemos obtenido muchos trabajos que de otra manera no hubiera sido posible. Aprovecho para agradecer una vez más la colaboración de todos.
Gracias

Emilia

By Emilia

Hola Emilia,
 
Me parece que ese también es el sentir de muchos...un sistema más formal puede traer las complicaciones de un sistema más formal: Registro, acceso limitado, navegación, etc... Si la herramienta de lista de correo ha sido eficiente podemos valorar si es o no necesaria cambiar...de allí la idea de este foro.
 
Saludos,
 
 

By FSANCHO

Comparto el pensamiento de muchos de la utilidad de la lista para efectos de intercambio de información, solamente creo necesario que se deben afinar algunos aspectos del funcionamiento para lograr una mayor efectividad en una herramienta que nos ha sido tan útil a todos.
A mi criterio es necesario que se registren tal vez en un sistema automatizado todas las solicitudes que han estado realizando a modo de un sistema de consultas resueltas por aquello que alguien ocupe un archivo que ya ha circulado en la lista y para que no todos los usuarios guarden todo. Esto podría resolver en alguna medida lo del uso recurrente de la información. Esto podría generar un producto que todos los que formemos SIDALC podamos consultar si tenemos alguna necesidad o si es detectado por alguien que pueda recuperar y reenviar.
Por otra parte, se debe seguir con lo que se recomendó anteriormente, poner en el correo procesando para que no llegue el archivo varios veces a quién lo solicitó y enviarlo solamente a la persona que lo solicita y que el receptor envié un correo a la lista dando a conocer que ya recibió lo solicitado esto para que no llegue a todas las personas de la lista.

By Priscillacascante

Priscila y sí buscamos la forma de tener un sitio donde la gente puede autodepositar...y entonces se envía la liga..eso ayuda a no saturar y dar peso a correos.

By FSANCHO
Imagen de Adriana Julia Bonomo INTA Central

El conformar un repositorio no podra traer problemas legales? pues através de bajar un artículo de una suscripciones lo pongio a dispocisión de toda la alianza

By Adriana Julia B...

Efectivamente Adriana, a mi entender preservar documentos electrónicos protegidos puede tener implicaciones legales. Esto muchas veces está bien definido en los contratos que se firman con las casas editoriales... La simple extensión legal de las colecciones físicas en Biblioteca y sus servicios, no aplica para el manejo de archivos electrónicos que muy bien definidos tienen sus usos secundarios.  Veamos que opina el resto del grupo...
 

By FSANCHO

Si totalmente de acuerdo, podría ser que las solicitudes se manejen siempre en la lista, los documentos se depositen y se envíe la liga donde se encuentra depositado el documento para su descarga.

By Priscillacascante
Imagen de Emilia

Me parece una buena idea, aunque ... ¿puede que hayan usuarios menos aventajados que nosotros en cuanto a facilidades de conexión? Si es así, es necesario buscar variantes  o que continuen usando la lista (los usuarios afectados) pero serian mucho menos las solicitudes.
Saludos
 

By Emilia