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| PROPUESTA PARA LA FORMACION DEL CONSORCIO DE BIBLIOTECAS AGROPECUARIAS DE AMERICA LATINA Y EL CARIBE | |
| Documento base para el Taller Conformación del Consorcio de Bibliotecas del Sistema de Información y Documentación Agropecuaria de América Latina y el Caribe, 15-17 Feb 2000, Monterrey, México | |
Preparado
por: Laura Coto, Marcela Gil |
El Instituto Interamericano de Cooperación para la Agricultura durante las últimas décadas ha participado activamente impulsando diferentes proyectos relacionados en el área de información documental. Estas iniciativas en las que la institución ha participado han contribuido al fortalecimiento de las estructuras nacionales y también han influido de alguna manera en el mejoramiento de los servicios bibliotecarios desarrollados en la región, facilitando el acceso a la producción bibliográfica del sector.
Las acciones que en esta área ha emprendido la institución han pasado por diversas etapas, adoptando en cada una de ellas las nuevas tendencias en el campo de la documentación e información agrícola, fomentando, coordinando y desarrollando nuevas estrategias que sirvieron al crecimiento de estos sectores.
Es propicio resaltar iniciativas importantes realizadas en la región durante las últimas décadas, las cuales han permitido incorporar acciones cooperativas y/o de trabajo en red:
- El Sistema Interamericano de Información para las Ciencias Agrícolas (Agrinter), establecido en 1972 como un medio de fortalecer y sistematizar los mecanismos de cooperación entre los países de América Latina y el Caribe en el campo de la documentación e información. Como resultado de la base de datos producida, en 1975 se publicó el Indice Agrícola de América Latina y el Caribe. El Indice dejó de publicarse en 1986 y la base de datos logró reunir alrededor de 144.575 referencias.
- En 1993, con el apoyo del IICA se produjo un disco compacto que incluyó 37 bases de datos del sector agropecuario, provenientes de diversas instituciones de la región. La producción del disco se realizó en la Universidad de Colima.
- La formación de varias redes técnicas regionales o hemisféricas coordinadas por instituciones internacionales, tales como: IICA, CATIE, CIAT, INIBAP entre otras y esfuerzos identificados a nivel nacional, se concentraron en la creación de bases de datos y establecieron ciertos servicios especializados, algunos de los cuales aún se mantienen.
- La realización de un Taller en Washington, D.C. en enero de 1994, con el objetivo de elaborar un proyecto para la implementación de un sistema interamericano de información agrícola. Esta actividad fue financiada por el Banco Interamericano de Desarrollo (BID), y promovido en forma cooperativa por la Biblioteca Nacional de Agricultura de Estados Unidos y la Asociación Interamericana de Bibliotecarios y Especialistas de Información Agrícola.
- En 1996, se produjo la segunda edición del disco compacto Bases de Datos Agrícolas de América Latina y el Caribe.
- La ejecución en 1996 del proyecto IPLA por parte del IICA y el CABI, con el patrocinio del BID, del cual se generaron productos específicos, tales como: AgroAmbiente (CD), base de datos con información producida en América Latina y el Caribe; Tesauro CABI, traducido al español y la capacitación de bibliotecarios y especialistas de información.
- El desarrollo en 1998 de Agri2000 como metabase de datos bibliográfica para ALC.
- El IICA en 1998, por medio de su Consorcio Técnico, desarrolla el Centro Referencial Interamericano de Información para la Agricultura (CRIIA) definido como el articulador de un conjunto de sistemas de información en redes de las Américas, cuyo ámbito va desde la localidad hasta el hemisferio.
- La realización del Estudio sobre la Situación de las Unidades de Información Agrícola en la región, realizado en 1998 por el IICA, permitió tener un panorama actualizado de lo que ocurre en área documental en la región
La suspención del IICA como coordinador del Agrinter y el debilitamiento de las estructuras nacionales, trajo como consecuencia la desarticulación del Sistema.
Sin embargo, haciendo una revisión de las acciones mencionadas anteriormente, queda de manifiesto que existe una infraestructura y voluntad, que requiere de reactivación y consolidación, que le permita dar solución a problemas comunes para el desarrollo eficiente de las unidades de información y así enfrentar las demandas del nuevo orden económico de los países de la región.
El IICA en 1998, considerando los antecedentes e identificando el área de información documental como prioritaria, gestionó financiamiento a la Fundación Kellogg para el establecimiento de un sistema de información sobre agricultura, desarrollo rural y campos afines orientado a satisfacer las necesidades de información de los profesionales, estudiantes, instituciones de desarrollo y las comunidades rurales. Este sistema contempla la creación de una red agropecuaria de unidades de información documental de las Américas y el Caribe, denominado como Sistema de Información y Documentación Agropecuario de América Latina y el Caribe (SIDALC).
Esta red basa su operación en los recursos de información agrícola y la capacidad instalada del Instituto Interamericano de Cooperación para la Agricultura (IICA), del Centro Agronómico Tropical de Investigación y Enseñanza (CATIE) y de las bibliotecas y centros de documentación agrícola de América Latina y el Caribe (ALC).
Del Informe sobre la situación de los servicios de información agrícola de América Latina y el Caribe, realizado en 1998, se desprende la existencia de marcadas diferencias en capacidades dentro de las unidades de información en nuestra región. Se identifica un alto porcentaje de unidades con escasos recursos y poco respaldo institucional lo cual influye en la calidad y cantidad de servicios y también eso se ha reflejado en las relaciones cooperativas con igualdad de condiciones dentro de proyectos realizados a nivel regional.
Por lo antes expuesto, el Sistema de Información y Documentación Agropecuario de América Latina y el Caribe (SIDALC), formuló en su propuesta de acción dos niveles de participación de las Unidades de información:
El surgimiento de nuevas tecnologías, el avance en las telecomunicaciones, las nuevas necesidades y demandas de los usuarios, son parte de la presión que están enfrentando las bibliotecas actualmente, pues deben incorporarse de lleno a estos cambios y participar como agentes proactivos, ofreciendo a sus usuarios o clientes, servicios y productos que satisfagan sus espectativas. Se requiere entonces de un replanteamiento de los servicios de información, en donde se tomen en consideración las necesidades de los usuarios a los que sirven, los diferentes formatos en que se puede ofrecer la información, las nuevas tecnologías, las telecomunicaciones, y el trabajo cooperativo; de lo contrario, se corre el riesgo de que las bibliotecas no sobrevivan o queden muy debilitadas ante los fuertes y rápidos cambios a que se enfrentan día a día.
El reto de las bibliotecas, de cara al nuevo milenio, deberá enfocarse primordialmente a formar un frente común, que les permita enfrentarse a problemas como la disminución de presupuestos, tiempos de respuesta en sus servicios, equipos y programas desactualizados, personal con poca capacitación, colecciones desactualizadas y servicios debilitados.
a. Identificación de problemas
El desarrollo de la Unidades de información, la identificación y el fácil acceso a la información producida en la región se ha visto afectada negativamente por algunos problemas identificados en varios foros, estudios etc., los cuales se pueden resumir en:
a. Falta de políticas de información: esto incluye las instituciones gubernamentales y las no gubernamentales y queda reflejado el poco respaldo que las instituciones brindan a sus unidades de información en la situación de las mismas.
b. Recursos: estos en gran medida se derivan también del efecto del punto anterior, al haber presupuestos tan limitados (cuando los hay) influyen en:
- Personal: la gran mayoría de unidades de información tienen el número mínimo de personal para operar. También se nota que el nivel de preparación del personal no es el indicado para la adecuada administración de unidades de información. No hay conciencia de la parte gerencial de las instituciones para contratar personal capacitado en las unidades de información. Pocas son las oportunidades de capacitar al personal de las unidades de información
- Inversiones : en cuanto a las inversiones que puedan hacerse en la actualización de colecciones y equipo, son disminuidas constantemente en detrimento de los servicios que se ofrecen como apoyo a los procesos de investigación, educación y transferencia tecnológica. También se nota debilidad en los presupuestos destinados para la operación de las bibliotecas, afectando la producción de las mismas.
c. Colecciones: en la región existen bibliotecas con magníficas colecciones, pero debido a los incrementos de las suscripciones anuales, especialmente de las publicaciones científicas, provocan que las bibliotecas les sea cada vez más difícil mantener actualizadas las colecciones básicas y mucho menos incorporar nuevos títulos. Existe falta de conocimiento sobre las existencias de colecciones en los países.
d. Servicios de información: en cuanto a los servicios que se generan en una buena mayoría de las unidades de información se mantienen en forma tradicional, aun considerando las facilidades tecnológicas disponibles. La población a la que se le ofrecen mayores servicios es la científica; son muy pocos los servicios dirigidos a extensionistas, productores y/o empresa privada. Se desaprovechan los recursos existentes por falta de herramientas convenientes que permitan la identificación de los mismos. Se dificulta el intercambio o compra de servicios por la falta de mecanismos que agilicen las transacciones a nivel regional.
e. Costos de la información: los servicios de entrega de documentos que ofrecen las agencias comerciales en su mayoría son de alto costo.
f. Biblioteca como empresa: es necesario aumentar los esfuerzos tendientes a convertir las unidades de información en empresas, las cuales puedan generar ingresos para autofinanciar parcialmente sus operaciones.
La cooperación en el ámbito de los servicios de información, ha estado presente desde hace varias décadas; ya sea formal o informalmente. Las bibliotecas se han asociado, para realizar trabajos conjuntos o compartir recursos y servicios, tendientes a alcanzar un fin específico; por ejemplo, catálogos colectivos, servicio de fotocopias, servicio de préstamo interbibliotecario, capacitación, actualización profesional, etc.
Como bien lo señala Anglada, "hoy para las bibliotecas la cooperación ha dejado de ser instrumental para pasar a ser estratégica".
El cooperar encierra una potencialidad increíble para el área de la información, si se canaliza adecuadamente. Las experiencias pasadas demuestran, que la cooperación se ha enfocado básicamente hacia la recuperación de la información, no obstante, asumiendo a las bibliotecas como entes sistémicos, cuyos componentes esenciales son entrada (selección y adquisición), procesamiento (análisis de la información), salida (servicios y productos de información), retroalimentación (usuarios o clientes, personal de la biblioteca); la cooperación se puede aplicar en cada uno de sus componentes, como se analizará más adelante.
Fig. 1
Fig. 2
El fin primordial de toda biblioteca, es poner a disposición de sus usuarios o clientes, la información de una manera ágil y oportuna; no obstante, factores como el aumento en la producción de la información, la diversidad de formatos en que se puede obtener ésta, el incremento en los puntos de acceso, su alto costo, la disminución de partidas presupuestarias para las bibliotecas, la proliferación de equipos y programas computacionales; entre otros factores, demuestran que ninguna biblioteca es autosuficiente para cumplir su misión. Por el contrario, deben acudir a la cooperación, como uno de los principales recursos para lograr sobrevivir, y utilizarla, como base para mejorar sus servicios y productos, en beneficio de sus usuarios.
Siguiendo el esquema planteado en las figuras 1 y 2, se asume que el desarrollo de una buena cooperación en el campo bibliotecológico se da por etapas, es decir que se podría aplicar tanto para la adquisición de materiales, el análisis de la información, el ofrecimiento de servicios y productos cooperativos, recurso humano y administración, conforme vaya avanzado el desarrollo de dicha cooperación.
Al analizar las experiencias pasadas en este campo a nivel de América Latina, se detectó que el énfasis se ha dado básicamente en cuanto al análisis y recuperación de la información, y a raíz de ello las bibliotecas se beneficiaron en mayor o menor grado, en cuanto a capacitación del recurso humano, adopción de normas comunes, enriquecimiento de la colección, y mejoramiento de equipo computacional. Sin embargo, los esfuerzos anteriores de cooperación bibliotecaria, se han visto afectados por varios factores, entre ellos se pueden mencionar por ejemplo:
- La generación y puesta en marcha de redes de información a nivel nacional e internacional, han surgido a raíz de proyectos especiales, financiados por organismos de asistencia financiera, con un tiempo límite de vida. Una vez finalizado el proyecto, la red tiende a debilitarse hasta morir.
- Carencia de apoyo institucional para que la unidad de información forme parte o actúe como ente proactivo de ese sistema cooperativo.
- Desinterés o pérdida de confianza de los encargados de los servicios de información, en la participación de iniciativas cooperativas.
Tomando como base las experiencias anteriores, la cooperación bibliotecaria deberá estar fundamentada en:
- Confianza
- Profesionalismo
- Trabajo en equipo e interdisciplinario
- Voluntad
- Compromiso serio
Si bien es cierto se deben aprovechar los esfuerzos e iniciativas generadas en proyectos especiales, éstos deben ser utilizados como soporte para fortalecer un sistema de información cooperativo que busque el beneficio integral de sus miembros, para enfrentar mejor los retos y ofrecer a sus usuarios, los servicios y productos que requieren. Es necesario un cambio de mentalidad, no se puede avanzar y mejorar, a la sombra del aporte de organismos externos; debe haber un compromiso profesional, basado en la confianza y en el trabajo mutuo y equitativo. Este es quizás, el momento más oportuno para establecer trabajos cooperativos, pues el avance tecnológico en cuanto a equipo y programas computacionales, y telecomunicaciones, ofrecen una gama de posibilidades en donde las limitaciones geográficas han quedado eliminadas, para dar paso a oportunidades de comunicación efectiva. Si las bibliotecas trabajan coordinadamente, disminuyen el riesgo de verse subordinadas, y aumentan la posibilidad de defender sus intereses de forma decidida y conjunta.
Los beneficios a nivel general, si las bibliotecas trabajan cooperativamente son:
- Compartir recursos
- Identificar y resolver problemas sobre creación, recolección, acceso y distribución de información
- Reducir costos
- Compartir experiencias
- Trabajar en equipos interdisciplinarios
- Formación de equipos de trabajo para investigación y desarrollo
- Formación de grupos estratégicos
- Desarrollar sociedades de bibliotecas
- Crear fuentes de recursos
- Desarrollo de alianzas estratégicas
- Facilitar y promover la colaboración y cooperación para que las bibliotecas mejoren y expandan el acceso y distribución de los recursos de información
Algunos de los beneficios específicos a nivel de área serían:
- Ofrecer servicios y productos cooperativos mejorados
- Publicación electrónica
- Desarrollar servicios de entrega eficaz y eficiente
- Entrenamiento a usuarios
- Desarrollo de entrenamiento a distancia
- Mejorar la facilidad de los usuarios de descubrir y utilizar la infraestructura de información
- Desarrollar modelos para un sistema de identificación de usuarios
- Desarrollar un sistema adecuado de distribución
- Promoción, mercadeo y comunicación conjunta
- Desarrollo conjunto de un plan estratégico de mercadeo
- Desarrollo y mejoramiento de productos y servicios
- Facilitar la efectividad de costo del sistema de distribución por cualquier medio
- Préstamo interbibliotecario eficiente
- Servicios de duplicación (duplicado, producción y diseño de servicios para todo tipo de material)
- Préstamos recíprocos (con un carné especial)
- Servicios electrónicos
- Servicios telefónicos
- Servicios individualizados, rápido y a bajo costo.
- Compras cooperativas
- Desarrollo cooperativo de colecciones
- Creación de biblioteca digital
- Maximización de acceso a las fuentes de información
- Alcanzar los mejores precios posibles a través de las iniciativas de compra
- Adquirir la mayor cantidad de información y reducir la duplicación a través de compras y acuerdos cooperativos
- Suscripciones cooperativas a Revistas impresas y en línea
- Desarrollar un foro de discusión
- Promocionar el mejoramiento continuo de los miembros
- Educación continua
- Desarrollo profesional y entrenamiento
Equipo y Programas computacionales
- Planificación y administración de telecomunicaciones y equipo
- Mejoramiento continuo de Tecnología
- Acceso a recursos: maximizar oportunidades para comunicación y compartir recursos entre los miembros
- Automatización cooperativa (desarrollo o adquisición de software para automatización integrada)
- Teleconferencias (para capacitación y desarrollo de programas)
Area de Procesamiento de la Información
- Desarrollo de un centro cooperativo de catalogación
- Acceso recíproco
- Metabases
- Compartir inquietudes, experiencias y problemas, en cuanto al análisis de la información electrónica y otros temas actuales (Retroalimentación)
Características de la cooperación
Existencia y clara definición de objetivos
comunes
Distribución de tareas y contribuciones realizadas por cada ente participante
Cada institución participante conserva su identidad (independencia jurídica y soberanía
estratégica)
Para el buen desarrollo y funcionamiento del acuerdo de cooperación, se deben considerar una serie de aspectos, entre los que destacan :
Las relaciones entre los socios
Para mantener un acuerdo de cooperación, hay que alcanzar un equilibrio entre las necesidades de los socios individuales y los objetivos de la cooperación, y entre las necesidades de los participantes y de las organizaciones a las que pertenecen.
Para la supervivencia de la cooperación a largo plazo, es fundamental prevenir que se produzcan tensiones y frustraciones entre los socios, creando una atmósfera en la que los socios se entiendan bien y confíen entre ellos. Las buenas relaciones son más efectivas que las normas y reglas rigurosas.
La dirección de la cooperación
La mayoría de los acuerdos tienen un coordinador para ocuparse de las actividades comunes, como son la planificación de actividades, las negociaciones con nuevos socios y el trámite con las entidades que aportan financiamiento al acuerdo.
El coordinador de la red debe garantizar la cohesión e imparcialidad en términos de actividades, dirección y administración del acuerdo, para lo cual precisa disponer de buenas capacidades en las siguientes áreas:
Comunicación : Necesita comunicarse fácilmente con los demás socios, desde el punto de vista técnico o lingüístico.
Motivación : necesita crear una cultura y un objetivo común entre los socios, considerando que sus motivaciones para participar en el acuerdo no son necesariamente iguales. Ha de crear cohesión y solidaridad.
Conocimiento : Necesita poseer un extenso conocimiento del acuerdo, de sus finalidades, de su organización y de sus aspectos técnicos, a fin de planear los papeles y las contribuciones de los diferentes socios.
A continuación se resume la correspondencia entre la profundidad de las relaciones individuales y los aspectos de la dirección de una cooperación:
Cuando las relaciones individuales son: |
||
| Aspectos de la Dirección de una coordinación | Bien establecidas y fuertes, la cooperación será: | No bien establecidas y débiles, la cooperación será: |
| El estilo de dirección y los métodos operativos | Relajada, informal y flexible; se opera posiblemente por medio de acuerdos verbales. No hay necesidad de supervisión y control | Autocrática, formal y centralizadas |
| Métodos de comunicación | Relajada, informal, no son muy necesarios los encuentros cara a cara. Los socios están más dispuestos a ser contactados fuera de las horas de trabajo | Formal, con mayor dependencia en los encuentros cara a cara, que resultan más costosos en términos de tiempo y dinero respecto a otros tipos de encuentros. |
La comunicación entre los socios: La esencia de una cooperación eficiente es la comunicación eficiente, que permite a socios individuales forjar relaciones que van más allá de los simples contactos profesionales, y ofrecen oportunidades para el intercambio de experiencias y aprendizaje mutuos.
La buena comunicación:
- Reduce la posibilidad de errores o malentendidos
- Permite una más rápida reconciliación de los diferentes puntos de vista
- Favorece la consolidación de las relaciones interpersonales entre los socios.
Los principales factores que obstaculizan las comunicaciones efectivas en una relación son:
FACTOR |
OBSTACULIZA LAS COMUNICACIONES PORQUE |
Diferencias culturales |
Los demás socios no entenderán bien todas las acciones o palabras |
Diferencias técnicas |
Los demás socios no entenderán bien todas las acciones o palabras |
| Niveles diferentes de experiencia | No todos los socios entenderán al mismo nivel los acontencimientos y las actividades |
Gran número de socios |
Es difícil mantener contactos frecuentes entre todos los socios |
Es importante no sólo reconocer estos obstáculos, sino también tratar de evitarlos seleccionando mecanismos de comunicación apropiados, que pueden clasificarse en dos categorías principales:
Métodos "tradicionales" de comunicación: encuentros, conversaciones telefónicas, fax y mensajes por correo.
Métodos "avanzados" de comunicación : transferencia electrónica de documentos, correo electrónico y videoconferencia.
Los medios de comunicación tradicionales, más eficaces desde el punto de vista de los costos, pueden suplementar a las reuniones regulares; sin embargo, el correo, el teléfono y el fax desempeñan un papel poco mayor que de soporte en las comunicaciones entre los socios del acuerdo, que no pueden sobrevivir únicamente con estos instrumentos de comunicación.
Los medios de comunicación más avanzados son instrumentos que cada vez se utilizan más, aunque todavía plantean algunas limitaciones:
Método |
Ventajas |
Desventajas |
| Correo electrónico | Permite la conexión de las bases de datos y la rápida realización de las comunicaciones | Requiere inversión para la preparación de los mismos. No apropiado para todos los tipos de intercambio de información y contactos (ej. diagramas complejos) |
| Transferencia electrónica de documentos | Es muy flexible como tipo de información que se puede intercambiar; por ejemplo, documentos muy extensos con muchos diagramas | Requiere inversión para la preparación de los mismos. Las PCs y los sistemas de comunicación tienen que ser compatibles. |
| Videoconferencia | Permite un
contacto "cara a cara" sin los gastos de viaje. Se pueden mostrar los objetos y los documentos. Los costos están bajando rápidamente |
La calidad y fiabilidad están aún en proceso de constante mejora. Se necesita fuerte inversión. |
Los encuentros son, en muchos casos, el instrumento de comunicación ideal: el contacto directo entre los socios favorece la explicación hasta de conceptos muy complejos.
Es preciso determinar los siguientes aspectos:
¿Quién se ocupa de la financiación? Se examina la cuestión relativa a la obtención de financiamiento por vía comercial o a través de fondos externos y se concreta la manera en que deben administrarse los fondos centralizados en beneficio de todos los socios del acuerdo de cooperación.
Cuestiones relativas al dinero. Se determina si es preciso disponer de procedimientos financieros y se identifica la naturaleza de los mismos.
Algunos de los conflictos más serios tienen su origen en las siguientes situaciones:
- Escaso rendimiento de uno de los socios
- Los socios tienen motivos o finalidades diferentes
- No se lleva ninguna acta de las reuniones o de los acuerdos
- Falta de comunicación
- Impaciencia con los socios que tienen menos experiencia
- Choques que derivan de obstáculos culturales o de idioma
- El acuerdo tiene una estrategia más definida
- El socio coordinador tiene poca autoridad en la realidad
Para evitar estas situaciones, en el seguimiento de la cooperación resulta fundamental:
- Mantener contacto permanente y fluido con los socios, por lo que se pueden prevenir eventuales conflictos. Por otra parte permite adaptarse a los posibles cambios o evoluciones del mercado, a un cambio en los equipos directivos de las empresas participantes, hacer frente a dificultades financieras imprevistas, etc.
- Configurar unos criterios para la evaluación de los resultados que se van a ir consiguiendo y un calendario, aunque flexible, en el que se fijen los plazos para el cumplimiento de los objetivos.
Las pruebas del éxito serán:
- Se han respetado las previsiones de costos
- No han surgido conflictos
- Los socios no han experimentado dificultades financieras
- Se cumplen los plazos previstos y el conjunto de las operaciones se ha ajustado a lo acordado
- En todo momento se ha mantenido el control sobre la cooperación.
Considerando la información anterior, se propone:
- Fortalecer las acciones cooperativas entre las bibliotecas mediante el Sistema de Información y Documentación Agropecuario de América Latina y el Caribe (SIDALC)
- Establecer un Consorcio de bibliotecas agropecuarias, con bibliotecas que por sus recursos son reconocidas como de primer nivel
- Realizar una reunión que sirva de preámbulo para la formación del Consorcio
- Priorizar áreas comunes de trabajo
- Definir actividades concretas mediante un plan estratégico
- Definir los mecanismos de financiamiento
- Establecer los medios de comunicación más adecuados para el consorcio
- Formalizar las relaciones mediante acuerdos definidos por los socios
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